No mundo dos negócios e da terceirização de serviços, a renovação de contratos anuais é uma prática comum. Mas você já parou para pensar como avaliar a prestação de serviços antes de renovar um contrato? 

A renovação de contratos de serviços de facilities é um importante momento para avaliar os serviços prestados pela empresa contratada e pode afetar drasticamente a eficiência operacional e os custos da sua empresa. Portanto, é vital que você aborde esse processo com seriedade e atenção.

Este artigo irá guiá-lo através do processo de avaliação e das etapas cruciais para garantir que você tome decisões informadas e benéficas para sua empresa.

Quais os principais pontos para considerar na renovação contratual?

Agora que você está atento à importância deste momento, vamos explicar as etapas envolvidas na avaliação da prestação de serviços:

1. Inicie a avaliação de desempenho do fornecedor atual.
2. Compare custos e solicite cotações de outros fornecedores.
3. Analise o escopo dos serviços e faça ajustes conforme necessário.
4. Tome uma decisão informada sobre a renovação ou mudança de empresa prestadora de serviços.

Seja porque a qualidade dos serviços prestados já não atendem às expectativas, seja porque as necessidades da empresa podem mudar ao longo do tempo. Os gestores podem se perguntar se o escopo dos serviços está adequado e se é hora de finalizar um contrato de serviços.

Alguns outros aspectos podem ser levados em consideração:

• Inovação e tecnologia: as melhores práticas na gestão de facilities estão em constante evolução, por isso, é importante se preocupar com a incorporação de inovações e tecnologias mais recentes nos serviços contratados.

• Condições do mercado: podem afetar os preços e os termos dos contratos de facilities, a busca pelos melhores termos possíveis no mercado atual deve ser uma exigência de qualquer gestor.

• Riscos e responsabilidades: você deve se perguntar se está confortável em assumir os riscos associados aos serviços de facilities, como responsabilidade por danos ou falhas nos serviços prestados.

• Termos e condições: É importante revisar e entender os termos e condições do contrato, incluindo cláusulas de rescisão, penalidades e obrigações mútuo.

• Feedback dos usuários: usuários dos serviços de facilities têm papel fundamental do diagnóstico do padrão de serviços prestados. Os gestores podem querer avaliar se há problemas ou preocupações frequentes que precisam ser abordados na renovação do contrato.

• Sustentabilidade e responsabilidade Social: cada vez mais, as empresas estão preocupadas com a sustentabilidade e a responsabilidade social e você precisa avaliar se o fornecedor está alinhado com os valores e metas da empresa nesses aspectos.

• Concorrência: pode ser benéfico realizar uma análise competitiva para garantir que o fornecedor atual ainda seja a melhor opção em comparação com outros no mercado.

• Flexibilidade do contrato: Os gestores podem se perguntar se o contrato atual é flexível o suficiente para acomodar mudanças futuras nas necessidades da empresa.

Decidi pela quebra de contrato, e agora?

Dependendo das circunstâncias, pode ser necessário decidir entre renovar o contrato existente ou realizar uma nova licitação para buscar novos fornecedores. Se, após uma avaliação minuciosa, você decidir quebrar o contrato com a empresa prestadora de serviços de facilities, é importante seguir um processo cuidadoso para garantir uma transição suave e eficaz.

1. Comunique sua decisão de não renovar o contrato ao fornecedor atual com antecedência, conforme as cláusulas do contrato. Isso permite que ambas as partes se preparem para a transição.
2. Trabalhe em estreita colaboração com o fornecedor atual para garantir que todos os ativos, informações e processos sejam transferidos de maneira eficiente para a nova empresa prestadora de serviços.
3. Realize um processo de seleção rigoroso para escolher o novo fornecedor. Isso envolve a criação de um RFP detalhado, análise de propostas, entrevistas e visitas às instalações.
4. Negociação do Contrato: Negocie os termos do contrato com o novo fornecedor, garantindo que todas as condições estejam claramente definidas, incluindo escopo de serviços, preços e prazos.
5. Planeje a transição para minimizar interrupções nos serviços. Isso pode envolver a realização de treinamentos para a nova equipe e garantir que todos estejam cientes de suas responsabilidades.
6. Após a transição, acompanhe de perto o desempenho do novo fornecedor. Certifique-se de que os serviços sejam entregues segundo o contrato e faça ajustes conforme necessário.

Avaliar cuidadosamente a prestação de serviços antes de tomar decisões pode levar a melhorias na eficiência, redução de custos e satisfação dos funcionários e usuários. Se você optar por quebrar o contrato, siga um processo estruturado para garantir uma transição bem-sucedida para a nova empresa prestadora de serviços. Com planejamento e diligência, sua empresa pode obter os melhores resultados possíveis na gestão de facilities.

Leia mais: GUIA: Como escolher os fornecedores de mão de obra certos

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