Entenda os benefícios e especificidades de cada serviço

Pode parecer a mesma coisa, mas não é!

Os serviços de Portaria e Controle de Acessos são, literalmente, a porta de entrada da empresa. São o primeiro contato daqueles que circulam em um ambiente e com um papel muito importante para a segurança de uma instituição.

Saber as diferentes e até onde pode atuar cada função, no entanto, é parte crucial de uma boa gestão da sua empresa. 

Vamos falar um pouco sobre cada uma delas, então?

Portaria

A portaria agrega muitas funções necessárias à empresa! E se engana quem pensa que apenas liberar o acesso ou recepcionar encomendas e pessoas é o trabalho de um porteiro.

Dentre as principais funções estão:

• Observar e fiscalizar a entrada e saída de pessoas, encaminhando para cada área correta;
• Fazer o recebimento de encomendas;
• Transmitir mensagens;
• Conhecer todas as normas do setor e comunicar irregularidades à segurança ou competência superior;
• Manter em boas condições equipamentos utilizados pela empresa;
• Inspecionar os ambientes de uso comum, para garantir a segurança e zelo;
• Ter boa integração com outros setores correlatos, como a zeladoria, tratando sobre questões de demandas encaminhadas e as melhores soluções;
• Estar atento às melhorias no processo e otimização do seu trabalho;

E, tudo isso, desenvolvido pela equipe de portaria deve, ainda, ser feito garantindo a cordialidade, gentileza e bons processos de integração entre funcionários e clientes. Dessa forma, além de prestar um serviço essencial a qualquer estabelecimento, é prestado, também, um serviço de qualidade, prezando pela conexão com as pessoas atendidas. 

Mas, atenção, outras funções, principalmente relacionadas à segurança, podem e devem ser cumpridas pelo setor específico de Controle de Acessos. 

Controle de Acessos 

Como o nome deixa claro, é função de uma empresa responsável pela gestão dos acessos a um estabelecimento. Nesse caso, o trabalho desenvolvido costuma estar mais restrito ao controle de acessos de veículos e pessoas logo na área externa do estabelecimento.

Quando pensamos nesse setor dentro de uma empresa, devemos relacionar com a integração de todos os processos que envolvem a garantia da segurança do local. 

O controlador de acessos é quem deverá:

• Controlar a entrada e saída de pessoas, independente da forma de locomoção, dentro de toda a sua área de cobertura;
• Observar o fluxo de deslocamento das pessoas do setor;
• Estar atento a movimentos de um fluxo muito grande de pessoas, o que pode significar brechas na segurança do local;
• Atuar em conjunto com outros setores da empresa, como a portaria, vigilância e zeladoria;

O funcionário responsável pelo controle de acessos não deve, porém, identificar e encaminhar os visitantes conforme sua necessidade e, se surgir essa demanda, ela deve ser repassada para a portaria.

Por que contar com os dois serviços?

Por terem funções similares, muitos gestores acreditam que a centralização das demandas nas duas áreas pode servir, além de diminuir custos com a contratação de mais funcionários. No entanto, a longo prazo, o barato pode sair mais caro!

Com a confluência das tarefas em apenas um setor, abrem-se oportunidades para serviços de menor qualidade. Tratando-se da segurança, por exemplo, principal objetivo da Controladoria de Acessos, um setor sobrecarregado com demandas de identificação pode ter a sua capacidade de análise de riscos comprometida. 

Da mesma forma, quando a Portaria exerce funções também de Controle de Acessos na área externa da empresa, pode existir um distanciamento com as solicitações dos serviços de atendimento e direcionamento de visitantes. É melhor não arriscar!

Para cada setor, existem tecnologias capazes de aprimorar ainda mais os postos de trabalho. A comunicação e monitoramento à distância, através da câmeras de vigilância e integração com outros colaboradores da mesma área, é muito eficiente para intensificar o alerta e evitar situações de risco.

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